Podróż do Nepalu warto dobrze zaplanować, a działania związane z organizacją zacząć odpowiednio wcześniej. Wyjazdy trekingowe i wspinaczkowe wymagają poza sprawami formalnymi i sprzętowymi także przygotowań kondycyjnych. Poniżej przedstawiamy krok po kroku całość naszych działań przed, w trakcie i po wyprawie. Zachęcamy do przeczytania szczególnie te osoby, które są jeszcze przed wyjazdem do Nepalu i czują się nieco zagubione w natłoku różnych informacji dostępnych w sieci.

Wyjazd do Nepalu – kiedy zacząć planowanie wyprawy

Z jakim wyprzedzeniem zacząć planować pobyt w Nepalu? Doświadczenie mówi, że najczęściej na rok-pół roku przed wyjazdem nasi klienci kontaktują się z nami celem ustalenia szczegółów. I jak najbardziej jest to dobry czas dający szansę na właściwe przygotowanie do wyjazdu do Nepalu. Na tym początkowym etapie przede wszystkim ustalamy cel podróży, jej termin, długość oraz składowe programu. Najwięcej osób decyduje się na wyprawę łączącą w sobie elementy trekingu w Himalajach lub wspinaczki i zwiedzania. W zależności od preferencji może to być też wycieczka objazdowa bez odwiedzin himalajskich szlaków.

Przygotowanie do wyjazdu ze strony Exploring Nepal

Wszystkich naszych klientów staramy się dobrze przygotować do wyjazdu do Nepalu. Każdy zatem po potwierdzeniu wyprawy z nami może liczyć na szczegółową listę ekwipunku trekingowego (jeśli zdecydował się na trekking) lub sprzętu wspinaczkowego (jeśli wybiera się na wspinaczkę). Dodatkowo przekazujemy aktualne informacje dotyczące warunków wjazdowych i pobytowych, pełen instruktaż logistyczny oraz masę przydatnych informacji praktycznych łącznie z tym, jak wyglądają w Nepalu gniazdka elektryczne. 

Po stronie klienta jest przygotowanie kondycyjne, sprawdzenie swojego stanu zdrowia (w tym: przeciwwskazań do wyjazdu), skompletowanie sprzętu, zakup biletu lotniczego i ubezpieczenia. Istnieje możliwość spotkania się z nami w Polsce przed wyjazdem, przejrzenia mapy treku czy wspinaczki, wyjaśnienia pojawiających się wątpliwości. Możemy także spotkać się on-line. Zachęcamy do korzystania z tej opcji, bo daje naszym klientom możliwość spotkania z nami na żywo, ale przede wszystkim uzyskania odpowiedzi na nurtujące pytania dotyczące wyjazdu.

Komunikacja mailowa czy telefoniczna z nami na etapie przygotowań odbywa się po polsku, ale w Nepalu przydaje się znajomość języka angielskiego, bo nasi lokalni przewodnicy mówią w tym języku. W języku angielskim przygotowywane są także formalne dokumenty, w tym oferta wyjazdu dla klienta.

Formalności, płatności, koszty

Po zaakceptowaniu programu, składowych serwisu oraz kosztów w celu potwierdzenia zakontraktowania wyjazdu z nami, klienci otrzymują od nas Trip Booking Form, plus zobowiązani są do wpłaty depozytu rezerwacyjnego. Depozyt jest ustalany indywidualnie i zależy od rodzaju zakontraktowanej wyprawy. Po jego wpłaceniu rozpoczynamy działania na miejscu zmierzające do sfinalizowania wyjazdu w tym: rezerwacje hoteli i transportu, zakontraktowanie usług przewodnika, rezerwacje innych atrakcji, wyrabianie pozwoleń na treki/wspinaczkę etc. Pozostała do uiszczenia kwota zazwyczaj dzielona jest na raty – klienci otrzymują od nas harmonogram dalszych wpłat. Co ważne: w sytuacji, kiedy z różnych powodów nie leżących po naszej stronie klient rezygnuje z wyjazdu po wpłaceniu depozytu rezerwacyjnego, nasza firma zwraca połowę tej kwoty (jeśli informacja o rezygnacji przekazana nam jest nie później niż na 30 dni przed startem wyprawy). Wynika to z faktu, że dajemy sobie prawo do wynagrodzenia za naszą pracę, która zaczyna się na długo przed startem wyprawy, a także do pokrycia poniesionych w związku z organizacją wyjazdu początkowych kosztów. Na pełen zwrot depozytu/zaliczki nasi klienci mogą liczyć wtedy, kiedy odwołanie wyjazdu nastąpiło w następstwie powodów leżących po naszej stronie.

W zakres działań organizacyjno-administracyjnych przed wyjazdem wchodzą m.in.: 

• przygotowanie dopasowanego do oczekiwań i możliwości klienta programu wraz z kosztorysem, często wielu programów z różnymi modyfikacjami, 
• przekazanie klientowi pełnego instruktażu przed wyjazdem, w tym: listy ekwipunku (trekingi i wspinaczki), składu osobistej apteczki, informacji o procedurze wizowej oraz aktualnych warunkach wjazdowych i pobytowych, wielu informacji praktycznych itp.,
• liczne konsultacje (mailowe, telefoniczne) i udzielenie klientowi szczegółowych odpowiedzi na pytania dotyczące wyprawy i jej składowych, 
• na życzenie klientów spotkania z nami (na żywo lub on-line),
• fachowe doradztwo w zakresie połączeń lotniczych oraz ubezpieczenia,
• zakontraktowanie i zabezpieczenie całej logistyki na miejscu,
• niekiedy także dodatkowe tłumaczenia na polski dokumentów wyjazdowych (zastrzegamy jednak, że robimy to w wyjątkowych sytuacjach!).

Wszystkie szczegóły dotyczące polityki finansowej firmy, zasad zwrotu środków, rozliczania dodatkowych kosztów są opisane w Trip Booking Form, który to dokument otrzymuje od nas każdy potwierdzony klient. Zachęcamy zatem do jego dokładnego przeczytania po otrzymaniu od nas!

Ceny organizowanych przez nas wypraw kalkulujemy indywidualnie na podstawie określonych przez klientów oczekiwań oraz wartości usług zawartych w serwisie po dodaniu do tego kosztów stałych tj.: podatków, kosztów utrzymania biura, personelu, serwisu internetowego czy opłat branżowych. Jesteśmy legalnie działającą agencją trekingową, zatem mamy szereg kosztów wynikających z tego faktu. Istnieje naturalnie możliwość negocjowania z nami cen i zakresu oferowanego serwisu, ale liczymy na zrozumienie faktu, że pracujemy zarobkowo i nie zorganizujemy wyjazdu, który jest dla nas niedochodowy.

Bilet lotniczy do Nepalu 

Nie zajmujemy się rezerwowaniem i sprzedażą biletów lotniczych i ubezpieczeń do Nepalu. Możemy jednak zawsze polecić dogodne połączenie – mamy w tym zakresie ogromne doświadczenie! Lecieliśmy do Nepalu i z powrotem do Polski wszystkimi możliwymi liniami lotniczymi i połączeniami i możemy podpowiedzieć coś w tym temacie. Osobiście preferujemy loty z krótkimi transferami realizowane przez jedną linię lotniczą na całej trasie. Odnośnie ubezpieczenia także możemy doradzić, jaką firmę wybrać, jakie składowe musi ono posiadać, na jaką kwotę powinno opiewać. Kopia polisy ubezpieczeniowej oraz kopia (lub wersja elektroniczna) biletu to dokumenty, które musimy otrzymać od naszych klientów. 

Opieka ze strony Exploring Nepal w trakcie pobytu 

Naszą opiekę nad klientami na miejscu rozpoczynamy po ich wylądowaniu w Kathmandu. Odbieramy ich z lotniska i zawozimy do hotelu – chyba że  ktoś życzy sobie inaczej i np.: sam organizuje sobie hotel i transfer lotniskowy. Niektórzy klienci po przylocie do Nepalu chcą wybrać się na zakupy sprzętu trekingowego czy wspinaczkowego. Oczywiście chętnie w tym pomagamy! Osoby decydujące się na trekking i wspinaczkę idą na szlak w towarzystwie anglojęzycznych przewodników. Transportem bagaży na trasach zajmują się tragarze. 

Noclegi na trekach organizowane są w lokalnych schroniskach, tam też jemy posiłki. Na etapie wspinaczki na szczyt klienci nocują w specjalnie stworzonych obozach (pod namiotami). Organizujemy wszystko od A do Z! Oczywiście możliwe jest także dodanie innych atrakcji do wyjazdu np.: zwiedzania, spływu kajakiem, przelotu paralotnią, warsztatu kuchni nepalskiej, wycieczki do jednego z parków narodowych w celu obserwowania dzikich zwierząt i wiele innych! Staramy się otoczyć naszych klientów opieką w sposób dający im dużo swobody i tak, aby mogli we własnym tempie realizować trekking czy wspinaczkę oraz poznawać lokalną kulturę. Nie narzucamy się, ale jesteśmy pomocni wtedy, kiedy klienci nas potrzebują. Zależy nam przede wszystkim na bezpieczeństwie osób, które przyjeżdżają do Nepalu z naszą firmą. Chcemy, żeby mieli poczucie, że wyprawa jest realizacją ich oczekiwań i marzeń! 

Sytuacje awaryjne 

Choć wkładamy wiele wysiłku w przygotowanie wyjazdu, a następnie w jego organizację, to zdarzają się czasami niezależne od nas sytuacje awaryjne w trakcie jego trwania. Jesteśmy na nie przygotowani i staramy się zawsze udzielić pomocy i wsparcia klientowi. Jeśli jednak jakaś sytuacja, zachowanie klienta, czy wydarzenie niezależne od nas spowoduje istotne zmiany w zakontraktowanym programie wyprawy, a to z kolei wygeneruje dodatkowe koszty, to pokrywa je klient. Może łatwiej będzie wyjaśnić to na przykładzie. Raz jeden z klientów podczas zwiedzania Kathmandu podszedł zbyt blisko małpy, bo chciał jej zrobić zdjęcie. Zwierzę najprawdopodobniej się przestraszyło i ugryzło mężczyznę. Był on uczestnikiem kilkuosobowej wyprawy w regionie Parku Narodowego Sagarmatha. Klient musiał przyjąć szczepionkę przeciw wściekliźnie. Zalecono także kontynuację szczepień w odstępie kilku-kilkunastu dni. Klient musiał zostać w Kathmandu, gdy tymczasem jego grupa ruszyła na trek. Za kilka dni nie czekając na kolejną dawkę szczepionki, mężczyzna zdecydował, że chce dołączyć do swoich znajomych. Poprosiliśmy o podpisanie oświadczenia, że robi to na własną odpowiedzialność. Klient twierdził, że zabiera ze sobą w termosie kolejne dawki szczepionki i że będzie je sam przyjmował. Umówiliśmy się, że dotrze jedynie do Namche Bazar i tam poczeka na swoją grupę. Jednak klient zmusił naszego przewodnika do przejścia aż do przełęczy Cho La, choć nasz przewodnik nie miał na tę okoliczność odpowiedniego ekwipunku. Cała sytuacja wymagała od nas podjęcia szybko adekwatnych działań i wygenerowała dodatkowe koszty w postaci choćby przelotu do Lukli (pierwszy bilet przepadł), przewodnika/tragarza na potrzeby jednej osoby (zakontraktowany na wyprawę przewodnik prowadził zgodnie z planem pozostałą część grupy) itp. W takich awaryjnych sytuacjach oczekujemy od klientów pokrycia tych dodatkowych kosztów i nie ma możliwości zwrotu np. za lokalny bilet lotniczy, jeśli jest on już zakupiony, a klient nie pojawia się na lotnisku ze swojej winy. W sytuacji natomiast, gdyby program wyjazdu uległ zmianie z naszej winy, to oczywiście my pokrywamy tego koszty czy też zwracamy środki klientowi.

Co ważne: jeśli jakaś niespodziewana okoliczność wydarzy się przed startem wyprawy, to można wyjazd przenieść na inny dogodny czas. Szczegóły dopracowujemy w porozumieniu z klientami. 

Certyfikaty, faktury 

Jeśli ktoś sobie tego życzy, to na nasze usługi wystawiamy faktury – należy nam to wcześniej zgłosić. Co ważne: wystawiamy faktury na prawdziwe dane płatnika. Zdarzyło nam się, że osoba prywatna, która ze swojego prywatnego konta opłaciła depozyt rezerwacyjny i na swoje prywatne dane otrzymała rachunek na resztę należności, starała się wymusić na nas wystawienie faktury na dane innej firmy. Nie zgadzamy się na takie działania, więc jeśli nasi klienci chcą otrzymać od nas fakturę np. na swoją firmę, to oczekujemy wpłat z konta firmowego. Nie ma dla nas znaczenia czy płatnikiem jest osoba prywatna, czy też firma, ale należy nas o tym poinformować na początku.

Osoby, które realizują z nami wyjazdy wspinaczkowe i szczęśliwie staną na swoich wymarzonych szczytach, mogą liczyć na otrzymanie certyfikatu potwierdzającego wejście. Jeśli w trakcie pobytu tych klientów w Nepalu certyfikat nie jest jeszcze gotowy, my chętnie go w imieniu klienta odbierzemy, a następnie prześlemy pod wskazany adres. Wiemy, że jest to wspaniała pamiątka!

Na co mogą liczyć klienci Exploring Nepal i czego od nich oczekujemy

 Podsumowując klientom, którzy chcą odkryć Nepal pod naszymi skrzydłami, zapewniamy:

• indywidualne podejście, kreatywne konsultacje i w efekcie dopasowany do potrzeb i oczekiwań klientów program wyjazdu do Nepalu, Bhutanu lub Tybetu;
• pełen instruktaż przed wyjazdem (informacje wizowe, “covidowe”, praktyczne i inne przydatne w Nepalu) łącznie z możliwością spotkania z nami;
• fachowe doradztwo w zakresie sprzętu i przygotowań kondycyjnych oraz logistycznych do wyjazdu (w tym: listy ekwipunku trekingowego i wspinaczkowego);
• naszą opiekę i profesjonalną organizację wyjazdu od momentu wylądowania w Nepalu do jego opuszczenia, w tym zabezpieczenie logistyki, noclegów, transportu itp. jeszcze przed startem wyprawy; 
• załatwienie wszystkich formalności w Nepalu niezbędnych do zrealizowania wyprawy;
• pomoc w sytuacjach awaryjnych (tj.: zachorowanie, wypadek) oraz nietypowych (tj.: organizacja pozwolenia na drona)
• komunikację w języku polskim na etapie przygotowania do wyjazdu, w języku angielskim po wylądowaniu w Nepalu;
• oferujemy naszą wiedzę, doświadczenie, doradztwo, wsparcie, życzliwość i kontakt z nami na każdym etapie realizacji wyjazdu;
• elastyczność i otwartość – w czasie uzgadniania programu i jego składowych jesteśmy bardzo elastyczni, staramy się także w miarę możliwości uwzględniać zmieniające się potrzeby klientów już w trakcie trwania wyjazdu;
• szczerość – jeśli czegoś zrobić nie możemy lub jeśli na coś się nie zgadzamy, informujemy o tym naszych klientów.

Jesteśmy gotowi odpowiedzieć na wszystkie pytania przed i w trakcie wyjazdu do Nepalu. Pomagamy w zakupach sprzętu czy pamiątek, wymianie gotówki na miejscu, wyborach kulinarnych. Jesteśmy do dyspozycji także w sytuacjach awaryjnych: zdrowotnych, logistycznych i innych nieprzewidzianych, szybko na nie reagujemy i zawsze staramy się pomóc w rozwiązaniu problemów!

Czego natomiast oczekujemy od naszych klientów:

• jasnego określenia swoich oczekiwań i przeczytania ze zrozumieniem wszystkich maili i dokumentów, które im wysyłamy;
• precyzyjnej komunikacji opartej na wzajemnym szacunku i zrozumieniu;
• poszanowania lokalnych zwyczajów i kultury oraz odpowiedzialnej postawy wobec środowiska naturalnego Nepalu;
• wynikającego z wzajemnych ustaleń wynagrodzenia za naszą pracę, także za działania i usługi dodatkowe nieuwzględnione w programie wyjazdu, jeśli w trakcie jego trwania wydarzy się sytuacja awaryjna nie z naszej winy; 
• pełnej współpracy, pokory wobec Himalajów i respektowania ustaleń dotyczących planu wyprawy (jeśli dochodzi do zmiany programu w trakcie jego trwania, oczekujemy skonsultowania tych zmian z nami i postępowania zgodnie z nowymi ustaleniami);
• zaakceptowania faktu, że nie podejmujemy się weryfikacji ofert i kosztorysów przygotowanych przez inne firmy w celu porównania z naszymi ofertami.

Podsumowując, wyjazd do Nepalu, w Himalaje wymaga dobrej organizacji i dopięcia wszystkiego na ostatni guzik. Jesteśmy w stanie zorganizować niemal każdą wyprawę, dla osób o różnym poziomie zaawansowania, jeśli chodzi o chodzenie po górach, ale wymaga to od nas i od klientów współpracy i zrozumienia na każdym etapie działań. Jesteśmy biurem kameralnym, nastawionym na jakość, a nie na ilość. Chętnie dzielimy się wszystkim, co o Nepalu i Himalajach wiemy, zapraszamy naszych klientów do tego magicznego świata i otaczamy serdeczną opieką. Zatem gorąco zapraszamy! Himalaje są dla każdego!